Pięć kroków procesu benchmarkingu

Benchmark to punkt odniesienia, który jest powszechnie stosowany w praktyce geodezyjnej. Ostatnio termin ten został użyty w celu wskazania pewnej formy standardu, w stosunku do którego organizacja może mierzyć swoje wyniki i jako taki jest ważnym narzędziem doskonalenia biznesu w takich obszarach jak zarządzanie jakością. Benchmarking w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa opiera się na tych samych zasadach, dzięki czemu wyniki organizacji w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa mogą być porównywane z podobną organizacją lub "partnerem benchmarkingowym".

Publikacja HSE "Health and Safety Benchmarking - Improving Together" (IND G301/1999) definiuje benchmarking w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa jako zaplanowany proces, w którym organizacja porównuje swoje procesy i wyniki w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa z innymi, aby dowiedzieć się jak:

  • zmniejszyć liczbę wypadków i zachorowań;
  • poprawić zgodność z prawem w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa; i/lub
  • obniżyć koszty przestrzegania przepisów.

Proces benchmarkingu

Benchmarking w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa to pięcioetapowy cykl mający na celu zapewnienie ciągłego doskonalenia.

Na początku procesu dobrze byłoby utworzyć mały zespół lub grupę benchmarkingową, być może składającą się z menedżera wyższego szczebla, specjalisty ds. zdrowia i bezpieczeństwa, menedżerów liniowych, przedstawicieli pracowników i przedstawicieli partnera benchmarkingowego lub stowarzyszenia branżowego.

Krok 1 - Zdecydowanie, co ma być przedmiotem benchmarkingu

Benchmarking może być zastosowany do każdego aspektu zdrowia i bezpieczeństwa, ale dobrą praktyką jest ustalenie priorytetów w odniesieniu do obszarów wysokiego ryzyka i zagrożeń, takich jak stosowanie substancji niebezpiecznych, określone rodzaje miejsc pracy lub praktyki pracy. Priorytety te powinny być określane na podstawie informacji zwrotnych z procesu oceny ryzyka i danych dotyczących wypadków. Na tym etapie należy przeprowadzić konsultacje z pracownikami, a także ze stowarzyszeniami zawodowymi, które mogą mieć doświadczenie w tym procesie.

Krok 2 - Podjęcie decyzji o miejscu, w którym się znajdujesz

Ten etap ćwiczenia dotyczy określenia obecnego poziomu wydajności w wybranym obszarze do rozważenia oraz pożądanej poprawy wydajności. Na tym etapie należy odnieść się do wymagań prawnych, takich jak przepisy, ACOPs i wytyczne HSE dotyczące tego tematu oraz do wszelkich wewnętrznych informacji statystycznych. Właściwe może być również zastosowanie podejścia opartego na audycie i/lub kwestionariuszu w celu zmierzenia aktualnego poziomu efektywności.

Krok 3 - Wybór partnerów

W dużych organizacjach może być stosowne wybranie partnerów zarówno z wewnątrz organizacji, być może w innej lokalizacji geograficznej (benchmarking wewnętrzny), jak i spoza organizacji (benchmarking zewnętrzny). W przypadku mniejszych organizacji, stowarzyszenia handlowe lub lokalna izba handlowa mogą być w stanie pomóc w wyborze partnerów. Lokalne kluby benchmarkingowe działają w wielu obszarach. Na tym etapie należy odnieść się do Kodeksu Postępowania w Benchmarkingu, aby zapewnić jego przestrzeganie.

Krok 4 - Praca z partnerem

Przy odpowiednim planowaniu i przygotowaniu, ten etap powinien być prosty. Wszelkie wymieniane informacje powinny być porównywalne, poufność powinna być przestrzegana, a wszyscy partnerzy powinni mieć dobre zrozumienie procesu, działań i celów biznesowych drugiego partnera.

Krok 5 - Działanie na podstawie wyciągniętych wniosków

Zasadniczo, rezultatem każdej analizy porównawczej jest uczenie się od innych organizacji, dowiedzenie się więcej o wynikach danej organizacji w porównaniu z partnerami roboczymi oraz podjęcie działań w celu poprawy wyników.

Według HSE, każdy plan działania powinien być "SMARTT", to znaczy:

  • Konkretny
  • Mierzalny
  • Uzgodniony
  • Realistyczny
  • Ściągalnyoraz
  • Terminowy.

Tak jak w przypadku każdego planu działania, powinien on określać serię zaleceń, członka (członków) organizacji odpowiedzialnych za wdrożenie tych zaleceń oraz harmonogram ich wdrożenia. Postępy we wdrażaniu powinny być regularnie monitorowane. W niektórych przypadkach może być konieczne ponowne zdefiniowanie celów w świetle, na przykład, nowego ustawodawstwa. Na różnych etapach realizacji planu działania należy utrzymywać stałą łączność z partnerami w zakresie benchmarkingu.