Ostateczny sukces systemu zezwoleń na pracę zależy od świadomości osób wykonujących daną czynność. Jeżeli nie rozumieją oni dobrze wymagań dotyczących zezwoleń lub izolacji, nie wiedzą, co to dla nich oznacza i jakie są ich obowiązki, system będzie miał ograniczony wpływ na zapobieganie wypadkom.

Zezwolenia na pracę, certyfikaty i oceny ryzyka powinny być przechowywane w zakładzie przez organ wydający przez co najmniej 30 dni po zakończeniu pracy, a następnie archiwizowane przez określony czas, aby umożliwić skuteczny proces monitorowania i audytu.

Oprócz kontroli przeprowadzanych przez organy wydające pozwolenia, kontrole monitorujące przestrzeganie pozwolenia na pracę powinny być przeprowadzane przez kierownictwo budowy i inspektorów nadzoru w celu potwierdzenia zgodności ze szczegółowymi instrukcjami pracy i środkami kontroli. Informacje uzyskane z monitorowania zezwoleń powinny być wykorzystywane do wzmocnienia bezpiecznych praktyk pracy w miejscu prowadzenia prac. Zapisy monitoringu powinny być archiwizowane na miejscu i przeglądane podczas okresowych audytów związanych z zezwoleniami na pracę.

Systemy wydawania zezwoleń na pracę powinny być poddawane regularnym przeglądom w celu oceny ich skuteczności. Przegląd ten powinien obejmować zarówno wskaźniki wiodące, jak i opóźniające, a także konkretne incydenty, które mogą być związane z nieodpowiednią kontrolą działalności zawodowej.

System pozwoleń na pracę powinien być regularnie audytowany przez kompetentne osoby, najlepiej spoza miejsca lub instalacji, które znają lokalne ustalenia systemu zarządzania. W procesie audytu należy przeanalizować zapisy dotyczące monitorowania. Niezgodności z systemem wydawania zezwoleń na pracę powinny być rejestrowane, a kolejne środki zaradcze śledzone w celu zapewnienia skutecznego zamknięcia wszystkich kwestii.

Kierownictwo powinno zostać niezwłocznie powiadomione, jeżeli podczas rutynowego monitorowania lub audytu zostanie stwierdzona jakakolwiek niezgodność, której nie można natychmiast usunąć.

Przeglądy systemu, przeprowadzane co najmniej raz na trzy lata z udziałem kierownictwa zakładu i kierownictwa firmy, powinny uwzględniać sprawozdania z audytów i najnowsze informacje branżowe (np. wnioski z incydentów, grupy robocze w branży, alerty bezpieczeństwa).

Tematy pokrewne

• 9 kroków do bezpiecznej pracy z wykorzystaniem zezwolenia na pracę
• Kiedy należy stosować zezwolenie na pracę?
• Co to jest system zezwoleń na pracę (PTW)?
• Różne rodzaje zezwoleń