Wraz z nadejściem zimy pojawia się szereg problemów związanych z bezpieczeństwem, zdrowiem i prawem, którymi pracodawcy muszą się zająć zanim pogoda się pogorszy i temperatury spadną do niebezpiecznego poziomu.

Adwokaci z kancelarii Fisher Phillips zidentyfikowali ostatnio cztery zagrożenia, na które należy zwrócić uwagę: jak ograniczyć ryzyko związane z narażeniem na działanie niskich temperatur, zagrożenia związane z tegorocznym sezonem grypowym, jak właściwie wynagradzać pracowników podczas nieobecności związanych z pogodą oraz jak upewnić się, że firmowa impreza świąteczna nie doprowadzi do procesu sądowego.

Wyzwania dla bezpieczeństwa

Zimna pogoda oferuje swoje własne wyzwania, jeśli chodzi o bezpieczeństwo pracowników, zwłaszcza tych, którzy pracują na zewnątrz. Długotrwałe narażenie na działanie niskich lub ujemnych temperatur może powodować poważne problemy zdrowotne, takie jak stopa okopowa, odmrożenia, hipotermia, a w skrajnych przypadkach nawet śmierć.

Stopa okopowa jest spowodowana długim, ciągłym narażeniem na mokre, zimne środowisko, w tym faktyczne zanurzenie w wodzie. Prace związane z małymi zbiornikami wodnymi lub prace w okopach z wodą stanowią szczególne zagrożenie. Objawy obejmują uczucie mrowienia lub swędzenia, pieczenie, ból i obrzęk, czasami tworzące pęcherze w bardziej ekstremalnych przypadkach.

Odmrożenie występuje wtedy, gdy tkanka skórna faktycznie zamarza, powodując tworzenie się kryształków lodu między komórkami i pobieranie z nich wody. Dzieje się to zazwyczaj w temperaturze poniżej 30 stopni F, ale chłód wiatru może powodować odmrożenia w temperaturach powyżej zera. Początkowo objawy odmrożenia obejmują nieprzyjemne uczucie zimna, mrowienia, kłucia lub bólu w miejscu narażonym na odmrożenie, po którym następuje drętwienie.

Pierwsze objawy hipotermii - które zaczynają się, gdy temperatura ciała spada o więcej niż jeden stopień - obejmują dreszcze, niezdolność do wykonywania złożonych funkcji motorycznych, senność i lekką dezorientację. Oczywiście pracownicy powinni zwracać uwagę na te objawy, w tym niekontrolowane dreszcze, niewyraźną mowę, niezgrabne ruchy, zmęczenie i zdezorientowane zachowanie. Jeśli pracownik wykazuje takie oznaki zagrożenia, należy wezwać pomoc w nagłych wypadkach.

Istnieje wiele metod ochrony pracowników przed zimnem, w tym noszenie odzieży ochronnej (takiej jak rękawiczki i czapki), kontrole inżynieryjne i powszechne praktyki bezpiecznej pracy, podkreślają prawnicy Fisher Phillips, a rząd udziela bezpłatnych porad na temat wielu z nich (patrz "Porady OSHA dotyczące bezpieczeństwa zimą" poniżej).

Walka z sezonem grypowym

Aktywność grypy zazwyczaj osiąga szczyt w styczniu, ale nie jest rzadkością, że ludzie zaczynają wykazywać oznaki choroby na długo przed świętami. "Czas na przygotowanie się do wybuchu epidemii jest teraz", oświadczają adwokaci Fisher Phillips. Zacznij od edukacji na temat kroków zapobiegawczych, które możesz podjąć i zaplanuj, co zrobić, jeśli epidemia dotknie Twoje miejsce pracy tej zimy.

Niektóre ze zdroworozsądkowych środków są bardzo łatwe do wdrożenia i opłacalne, np. zachęcanie pracowników do dokładnego mycia rąk i stosowania właściwej etykiety kaszlu i kichania. Pracodawcy mogą również zaopatrzyć się w mydło antybakteryjne lub bezwodne i mieć pod ręką środki do czyszczenia telefonów, klawiatur i biurek, aby ograniczyć rozprzestrzenianie się zarazków.

"W najbliższych tygodniach należy wprowadzić te środki i przeszkolić pracowników, aby mogli z nich skorzystać" - mówią adwokaci. "I oczywiście, kiedy grypa uderza, zachęcaj tych pracowników, którzy mają problemy z pogodą, aby pozostali w domu w celu ograniczenia zarażenia".

Jeśli to możliwe, można również zezwolić pracownikom na telepracę lub pracę w domu w czasie epidemii, tak aby cały ich dział nie został zlikwidowany na kilka dni lub nawet tygodni. Przy pierwszych oznakach choroby, prawnicy sugerują, aby pracodawcy rozważyli odesłanie chorych pracowników do domu lub wyposażenie ich w sprzęt ochronny, taki jak maski na twarz, aby zapobiec rozprzestrzenianiu się zarazków.

Adwokaci z kancelarii Fisher Phillips uważają również, że dobrym pomysłem jest rozważenie sugestii, a nawet zachęcanie pracowników do zaszczepienia się przeciwko grypie. Można nawet zlecić wykwalifikowanemu pracownikowi medycznemu podawanie zastrzyków w miejscu pracy.

Wymaganie od pracowników obowiązkowych szczepień przeciwko grypie jest jednak działaniem kontrowersyjnym. Wielu pracowników odmówi podporządkowania się temu wymogowi, chociaż w niektórych branżach, takich jak służba zdrowia, obowiązkowe szczepienia przeciwko grypie są powszechne. Musisz być przygotowany na to, że pracownicy będą sprzeciwiać się szczepieniom z różnych powodów. Czy pracownik sprzeciwia się z powodów religijnych? Czy szczepionka może pogorszyć inny stan zdrowia lub wywołać reakcję alergiczną? Czy pracownik po prostu boi się igieł?

Według EEOC, pracodawca musi współpracować z każdym pracownikiem, który sprzeciwia się szczepionkom, niezależnie od tego, czy jest to spowodowane względami religijnymi czy zdrowotnymi. Należy rozważyć ewentualne kwestie związane z Americans with Disabilities Act i czy konieczne są racjonalne dostosowania, podkreślają adwokaci.

"Powinieneś rozważyć stworzenie formularzy dla pracowników do wypełnienia, jeżeli chcą oni wnioskować o zwolnienie z wszelkich wymaganych szczepień na podstawie przyczyn religijnych, niepełnosprawności lub przyczyn związanych z medycyną" - dodają. "Upewnij się, że masz zespół dostępny do przeglądu i rozwiązywania wszelkich takich wniosków w sposób profesjonalny i szybki".

Płace za złą pogodę

Jeśli chodzi o radzenie sobie ze śniegiem i marznącym deszczem, polityka firmy powinna również obejmować sposób, w jaki pracownicy mogą dowiedzieć się, czy firma jest otwarta, w jaki sposób ich harmonogram może zostać zmieniony, co powinni zrobić, jeśli nie są w stanie dotrzeć do pracy lub kontynuować pracy z powodu pogody, a także wszelkie zasady dotyczące czasu zgłaszania rekompensaty, które mogą mieć zastosowanie zgodnie z prawem stanowym.

Jeśli masz już takie zasady w miejscu, teraz jest czas, aby je przejrzeć, aby upewnić się, że są one aktualne, zgodne z obowiązującymi przepisami federalnymi i stanowymi płac i godzin, i odzwierciedlają obecną filozofię firmy w tych kwestiach, adwokaci nalegać.

Pracownicy są traktowani inaczej w ramach federalnego Fair Labor Standards Act (FLSA) w zależności od tego, czy są one klasyfikowane jako zwolnione lub niezwolnione pracowników, którzy są uprawnieni do wynagrodzenia za nadgodziny. Pracownicy niezatrudnieni muszą być wypłacane tylko za godziny pracy.

Bez pewnych zobowiązań umownych - takich jak indywidualna umowa o pracę lub umowa związkowa - lub zobowiązań wynikających z porządku publicznego (takich jak przepisy dotyczące czasu raportowania), nie musisz płacić pracownikom niezatrudnionym, jeśli opuszczą oni pracę z powodu złej pogody.

Ponadto, dopuszczalne jest zmuszenie pracowników nie zwolnionych z obowiązku świadczenia pracy do wykorzystania urlopu za nieobecności związane z pogodą, nawet za pół dnia - nawet jeśli byłby to zły pomysł. "Oczywiście, przed wprowadzeniem takiej polityki, należy rozważyć, jak niezadowoleni pracownicy mogą być, jeśli są one zmuszone do korzystania z czasu wolnego, gdy brakuje pracy", prawnicy wskazują. "Twoi pracownicy są bardziej prawdopodobne, aby sprzyjać polityki, która pozwala im wybrać, czy użyć dzień urlopu na pokrycie ich nieobecności związanej z zimą, lub po prostu nie być wypłacane, jeśli są one oszczędność wakacje dla specjalnych planów."

Zwolnieni pracownicy są inni - musisz zapłacić im pełną pensję za każdy tydzień, w którym wykonują pracę. Na przykład, jeśli Twoja firma jest zamknięta przez trzy z pięciu dni w ciągu tygodnia pracy, nadal musisz płacić zwolnionym pracownikom ich normalne tygodniowe wynagrodzenie. Aby zrobić inaczej oznacza, że pracownik nie jest zwolniony i może prowadzić do kosztownego sporu sądowego, Fisher Phillips adwokaci ostrzegają.

Nie jesteś zobowiązany do zapewnienia płatnego urlopu lub czasu wolnego dla każdego pracownika, zwolnionego lub niezwolnionego. Ale jeśli masz urlop lub płatnego czasu wolnego polityki, która obejmuje zwolnionych pracowników, chyba że inaczej zabronione przez prawo lokalne lub stanowe, adwokaci powiedzieć, że można zastąpić lub zmniejszyć zgromadzonych urlopu za czas pracownik jest nieobecny w pracy.

"Nawet jeśli substytucja jest za mniej niż cały dzień, to nie wpłynie na klasyfikację pracownika jako zwolniony", wyjaśniają prawnicy. "Tak czy inaczej, jeśli zwolnieni pracownicy pracują przez niewielką część tygodnia pracy, muszą być wypłacane za cały tydzień, nawet jeśli twoje operacje są zamknięte na część tygodnia".

Co jeśli Twoja firma pozostaje otwarta, ale pracownik nie może jej uruchomić? Departament Pracy utrzymuje, że jeśli jesteś otwarty dla biznesu, a pracownik zwolniony wybiera nie lub nie może zgłosić się do pracy, można liczyć to jako czas wolny z powodów osobistych.

Dla zwolnionego pracownika biorąc urlop osobisty, można odliczyć od w pełnych przyrostach dni tylko, a nie za pół-dni brakuje, prawnicy mówią. Wynagrodzenie zwolniony pracownik, który traci cały dzień pracy z powodów osobistych generalnie może otrzymać odliczenie wynagrodzenia za dzień, chociaż pewne ograniczenia mogą mieć zastosowanie, takie jak kiedy pracownik pracuje. Jeśli pracownik pojawi się w pracy w południe i będzie pracował do 18:00, nie możesz odliczyć od jego wynagrodzenia (chociaż możesz być w stanie zmniejszyć jego bank urlopowy).

Radzenie sobie z imprezami świątecznymi

Zawsze istnieje ryzyko kadrowe związane z organizacją jakichkolwiek imprez świątecznych sponsorowanych przez firmę, a wybór podawania alkoholu na tych imprezach tylko potęguje problem, przypominają prawnicy pracodawców. Według jednego z badań, 36% pracodawców zgłosiło problemy behawioralne na ich ostatniej imprezie firmowej. Problemy te dotyczyły wszystkiego, od nadmiernego picia i niewybrednych żartów do seksualnych zalotów, a nawet bójek na pięści.

Ponieważ większość pracodawców nadal chce organizować przyjęcia świąteczne pomimo ryzyka, adwokaci Fisher Phillips zalecają kilka działań, które pracodawcy mogą podjąć w celu zmniejszenia ich odpowiedzialności prawnej.

Jednym z rozwiązań jest zorganizowanie obiadu w biurze bez alkoholu. Jeżeli organizujesz imprezę, na której podawany jest alkohol, powinieneś zaprosić współmałżonków i inne osoby znaczące, tak aby był tam ktoś, kto pomoże przypilnować pracowników i w razie potrzeby bezpiecznie odwieźć ich do domu.

Zawsze podawaj jedzenie i zawsze miej pod ręką dużą ilość napojów bezalkoholowych. Jeżeli przyjęcie ma charakter kolacji, rozważ podanie do posiłku wyłącznie wina lub piwa (oraz innych napojów bezalkoholowych), a nie mocnych alkoholi. Nie organizuj otwartego baru, w którym pracownicy mogą pić do woli. Zamiast tego, zorganizuj bar za gotówkę lub użyj systemu biletów, aby ograniczyć liczbę drinków. Zamknij bar co najmniej godzinę przed planowanym zakończeniem imprezy i od tego momentu postaw na kawę i napoje bezalkoholowe.

Upewnij się również, że Twoi menedżerowie wiedzą, że będą uważani za dyżurnych podczas imprezy. Poinstruuj ich, aby mieli oko na swoich podwładnych, aby upewnić się, że nie piją za dużo i poinformuj menedżerów, że nie mogą uczestniczyć w żadnych imprezach po imprezie.

Spożycie alkoholu obniża poziom zahamowań i upośledza osąd, co może skutkować tym, że pracownicy mówią i robią rzeczy, których normalnie by nie zrobili. Adwokat podkreśla: "Przypomnij pracownikom, że chociaż zachęcasz wszystkich do dobrej zabawy, to w firmie będą obowiązywały normalne standardy postępowania w miejscu pracy, a niewłaściwe zachowanie na imprezie lub po niej może skutkować postępowaniem dyscyplinarnym".

Innym środkiem bezpieczeństwa jest zatrudnienie profesjonalnych barmanów zamiast korzystania z usług innych pracowników. Powiedz barmanom, aby zgłaszali każdego, kto ich zdaniem wypił za dużo. Upewnij się, że barmani wymagają pozytywnej identyfikacji od gości, którzy nie wydają się być znacząco powyżej 21 roku życia. I zorganizuj bezpłatną taksówkę lub inną usługę przewozową dla każdego pracownika, który nie powinien prowadzić samochodu do domu.

"Wreszcie, nigdy, przenigdy nie wieszaj jemioły!" ostrzegają prawnicy. "Tak jak R plus L prawdopodobnie równa się J, możesz być pewien, że jemioła + alkohol = pozew sądowy".

Zimowe wskazówki bezpieczeństwa od OSHA

Occupational Safety and Health Administration wydała Cold Stress Card zawierającą wskazówki dotyczące radzenia sobie z zimną pogodą. Darmowe kopie są dostępne zarówno w języku angielskim i hiszpańskim na stronie internetowej agencji lub dzwoniąc pod numer 800-321-0SHA.

Wskazówki OSHA obejmują:

• Rozpoznaj warunki środowiskowe i warunki w miejscu pracy, które mogą być niebezpieczne.
• Poznaj oznaki i objawy chorób i urazów spowodowanych zimnem oraz dowiedz się, co robić, aby pomóc pracownikom.
• Szkolić pracowników w zakresie chorób i urazów spowodowanych zimnem.
• Zachęcaj pracowników do noszenia odpowiedniej odzieży na zimne, mokre i wietrzne warunki, w tym warstw, które można dostosować do zmieniających się warunków.
• Upewnij się, że pracownicy przebywający w bardzo zimnych warunkach robią częste, krótkie przerwy w ciepłych, suchych schronieniach, aby ich ciała mogły się ogrzać.
• Staraj się zaplanować pracę na najcieplejszą część dnia.
• Unikaj wyczerpania lub zmęczenia, ponieważ do utrzymania ciepłoty mięśni potrzebna jest energia.
• Stosuj system koleżeński: Pracuj w parach, aby jeden pracownik mógł rozpoznać znaki zagrożenia.
• Pij ciepłe, słodkie napoje (woda z cukrem, napoje dla sportowców) i unikaj napojów zawierających kofeinę (kawa, herbata, napoje gazowane lub gorąca czekolada) oraz alkoholu.
• Jedz ciepłe, wysokokaloryczne potrawy, takie jak gorące dania z makaronu.
• Pamiętaj, że pracownicy zwiększają swoje ryzyko, jeśli przyjmują pewne leki, są w złej kondycji fizycznej, cierpią na grypę lub choroby przewlekłe, takie jak cukrzyca, nadciśnienie lub choroby układu krążenia.