Celem niniejszej listy kontrolnej jest pomoc wszystkim osobom zaangażowanym w przygotowanie systemów zezwoleń na pracę w ustaleniu, czy dany system obejmuje wszystkie punkty, które w niniejszych wytycznych uznano za istotne. Lista kontrolna jest przeznaczona do stosowania przy tworzeniu nowego systemu wydawania zezwoleń na pracę lub przy audycie istniejącego systemu.

Polityka

• Czy istnieje jasno określona polityka w zakresie oceny ryzyka związanego z działaniami operacyjnymi i konserwacyjnymi o wysokim stopniu zagrożenia oraz ich procedurami kontrolnymi?
• Czy cele systemu zezwoleń są jasno określone i zrozumiałe?
• Czy system zezwoleń jest na tyle elastyczny, aby można go było stosować do innych potencjalnie niebezpiecznych prac, poza tymi, które zostały wyraźnie określone w momencie tworzenia systemu?

Organizacja

Kontrola

• Czy jasno określono zakres odpowiedzialności za następujące kwestie:
  - Zarządzanie systemem zezwoleń na pracę?
  - Projekt formularza zezwolenia i zakres systemu?
  - Rodzaju prac podlegających zezwoleniu?
  - Kontrola wykonawców?
  
  
  
  
• Czy rodzaje prac lub obszary, w których należy stosować zezwolenia, są jasno określone i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych?
• Czy jest jasno określone, kto może wydawać zezwolenia?
• Czy jest jasno określone, w jaki sposób należy uzyskiwać zezwolenia na określone prace?
• Czy zabrania się ludziom wydawania pozwoleń dla siebie samych?
• Czy system zezwoleń jest uznawany na całym terenie zakładu lub instalacji jako niezbędny dla określonych rodzajów prac?
• Czy kopie zezwoleń wydanych dla tego samego sprzętu/obszaru są przechowywane i eksponowane razem?
• Czy istnieją sposoby koordynacji wszystkich działań roboczych, aby zapewnić, że potencjalne interakcje są zidentyfikowane?
• Czy w formularzu zezwolenia jest zapis o możliwości odnoszenia się do innych istotnych certyfikatów i zezwoleń?
• Czy istnieją środki zapewniające, że inne osoby, na które proponowane prace mogą mieć wpływ, wyrażą zgodę przed rozpoczęciem prac (lub przygotowań do nich)?
• Czy istnieje procedura zapobiegająca usunięciu izolacji przed podpisaniem wszystkich zezwoleń, jeżeli istnieją izolacje wspólne dla więcej niż jednego zezwolenia?
• Jeżeli stosowany jest system elektroniczny, czy istnieje ważny sposób przywrócenia koordynacji działań roboczych w przypadku awarii systemu elektronicznego?

Komunikacja

• Czy system zapewnia zarówno przechowywanie zezwolenia przez odbiorcę, jak i prowadzenie rejestru zezwoleń ważnych i zawieszonych w miejscu ich wydania?
• Czy system wymaga, aby kopia zezwolenia była wywieszona w miejscu pracy?
• Czy zezwolenia jasno określają pracę, która ma być wykonana?
• Czy zezwolenia jasno określają, komu są wydawane?
• Czy zezwolenia jasno określają zakład lub obszar geograficzny, do którego praca musi być ograniczona?
• Czy odbiorca musi podpisać zezwolenie, aby wykazać, że przeczytał i zrozumiał zagrożenia i środki kontroli wyszczególnione w zezwoleniu?
• Czy zezwolenia wyraźnie określają termin wygaśnięcia lub odnowienia?
• Czy zezwolenie zawiera mechanizm przekazania w przypadku pracy wykraczającej poza zmianę lub inny okres pracy, w tym pracy, która została zawieszona?
• Czy wymagany jest podpis odbioru po zakończeniu pracy?

Szkolenie i kompetencje

• Czy system zezwoleń jest dokładnie omówiony podczas szkolenia wprowadzającego w zakresie bezpieczeństwa na budowie lub instalacji?
• Czy pracownicy, którzy mają specjalne obowiązki w ramach systemu zezwoleń, np. organy wydające i izolujące, są odpowiednio upoważnieni i przeszkoleni?
• Czy osoby te mają wystarczająco dużo czasu, aby prawidłowo wykonywać swoje obowiązki?
• Czy system zezwoleń wymaga formalnej oceny kompetencji personelu przed powierzeniem mu obowiązków wynikających z procedury wydawania zezwoleń?
• Czy prowadzony jest rejestr szkoleń i kompetencji?
• Czy wymogi dotyczące szkoleń i kompetencji obejmują wykonawców odpowiedzialnych w ramach systemu zezwoleń na pracę?
• Czy poszczególne osoby otrzymują pisemne potwierdzenie ukończenia odpowiedniego szkolenia i czy dokumenty te są sprawdzane przed mianowaniem w ramach systemu zezwoleń na pracę?
• Czy osoby wydające zezwolenia posiadają wystarczającą wiedzę na temat zagrożeń związanych z danym zakładem?

Planowanie i realizacja

• Czy zezwolenie jasno określa pracę, która ma być wykonana?
• Czy istnieje zestaw odpowiednio udokumentowanych procedur izolacyjnych do stosowania podczas pracy na potencjalnie niebezpiecznych elementach instalacji i czy przewidują one długotrwałą izolację?
• Czy istnieje wyraźny wymóg wstrzymania prac wykonywanych na podstawie zezwolenia, jeżeli warunki w miejscu pracy ulegną zmianie lub pojawią się nowe zagrożenia?
• Czy zezwolenie zawiera jasne zasady dotyczące sposobu kontrolowania pracy lub jej zaniechania w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej?
• Czy system zezwoleń wymaga, aby wszelkie potencjalne zagrożenia w miejscu pracy były wyraźnie zidentyfikowane i odnotowane w zezwoleniu?
• Czy zezwolenie jasno określa środki ostrożności, które muszą być podjęte przez użytkowników zezwolenia i inne odpowiedzialne osoby?
• Czy istnieje procedura identyfikacji i monitorowania zadań, które wymagają zastosowania urządzeń zabezpieczających, np. detektorów ognia i gazu, w celu zapewnienia, że plany awaryjne i środki ostrożności są na miejscu?

Pomiar wydajności

• Czy istnieje procedura monitorowania lub czy przeprowadzane są planowe kontrole wyrywkowe w celu zapewnienia, że zezwolenia są przestrzegane?

Audyt i przegląd

• Czy istnieje procedura zgłaszania wszelkich incydentów, które miały miejsce podczas prac prowadzonych na podstawie zezwolenia?
• Czy system udzielania zezwoleń na pracę jest odpowiednio kontrolowany, najlepiej przez osoby, które w normalnych warunkach nie są zatrudnione w danym miejscu lub na danej instalacji morskiej?
• Czy istnieje procedura dokonywania przeglądu systemu zezwoleń w określonych odstępach czasu?