Pozwolenie na pracę pomaga zmniejszyć ryzyko zdarzeń związanych z bezpieczeństwem poprzez zapewnienie, że zaangażowane osoby są świadome konkretnych zagrożeń, podejmują niezbędne środki ostrożności i posiadają odpowiednie kompetencje do wykonywania pracy. Zapewnia ono również komunikację między zespołami produkcyjnymi i konserwatorskimi na wszystkich etapach pracy, od planowania, przygotowania, wykonania pracy do przekazania i przywrócenia zakładu do normalnego funkcjonowania.

Poniżej opisano każdy z 9 kroków. Każdy z nich zaczyna się od litery "P", aby ułatwić ich zapamiętanie.

Krok 1: Zapobieganie

"Zapobiegać jest lepiej niż leczyć". Wszystkie niebezpieczne prace powinny być ograniczone lub wyeliminowane w możliwie największym stopniu. Zasadą jest unikanie, a niekoniecznie narażanie ludzi na szkody w pierwszej kolejności.

Zapobieganie jest osiągane poprzez dobre projektowanie w trzech kluczowych obszarach - sprzęt, proces i praca:

a. Dobry projekt sprzętu

Zakład powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby ludzie byli odseparowani od niebezpiecznych sytuacji na tyle, na ile jest to możliwe, oraz aby zakład był z natury bezpieczny. Dobry projekt wyposażenia można osiągnąć za pomocą czterech technik opisanych przez Kletza w jego książce na temat projektowania bezpiecznego z natury:

Te cztery techniki to:

• Minimalizuj - zmniejszenie ilości lub ilości materiałów niebezpiecznych
• Zastępowanie - zastępowanie materiałów niebezpiecznych materiałami mniej niebezpiecznymi
• Umiarkowanie - ograniczenie siły działania materiału niebezpiecznego, na przykład poprzez użycie do czyszczenia zimnej, rozcieńczonej cieczy zamiast gorących, skoncentrowanych cieczy.
• Uprościć - usunąć złożoność projektu, aby w jak największym stopniu ograniczyć interakcje między sprzętem i powiązanymi systemami.

b. Dobry projekt procesu

Proces powinien być zaprojektowany tak, aby był możliwie jak najbardziej bezpieczny z natury. Stosuje się tu te same zasady, co w przypadku projektowania urządzeń, tj. minimalizuj, zastępuj, umiarkowanie i upraszczaj. Techniki projektowania, takie jak analiza zagrożeń i operacyjności (HAZOP), pomagają zapewnić, że proces jest z natury bezpieczny.

c. Właściwe zaprojektowanie pracy

Praca w niebezpiecznych środowiskach również musi być zaprojektowana w taki sposób, aby ograniczyć lub wyeliminować ryzyko związane z bezpieczeństwem. Oznacza to, że dla każdej pracy wymagane jest staranne planowanie i rozważenie alternatywnych rozwiązań. Dobry projekt pracy powinien uwzględniać odpowiednie narzędzia, właściwe procedury, umiejętności itd. Właściwe planowanie z wyprzedzeniem zawsze poprawia jakość wykonanej pracy, a źle wykonana praca będzie wymagała przeróbek i może nawet powodować większe zagrożenie bezpieczeństwa.

Krok 2: Plan

Przed rozpoczęciem prac i uzyskaniem zezwolenia bardzo ważne jest zaplanowanie prac konserwacyjnych z wyprzedzeniem. Każda praca jest inna i może narażać ludzi na unikalne połączenie zagrożeń i niebezpiecznych warunków w terenie. Planowanie ma charakter proaktywny i jest okazją do przewidywania i unikania niepotrzebnego ryzyka.

Dobre planowanie obejmuje staranne planowanie pracy z wyprzedzeniem. Dobry system planowej konserwacji, taki jak SAP lub OptiRUN, z natury rzeczy pozwala na to. W przypadku awarii i konieczności przeprowadzenia konserwacji awaryjnej nadal ważne jest, aby wstrzymać się z planowaniem, tzn. zatrzymać się i pomyśleć przed podjęciem działań.

Planowanie obejmuje identyfikację pracy, która ma być wykonana, procesu/urządzenia, którego dotyczy, wszelkich potrzebnych części zamiennych, wymaganych narzędzi oraz tego, czy potrzebne będą jakieś specjalne umiejętności. Obejmuje ono również zapewnienie dostępności wszystkich pomocniczych środków bezpieczeństwa, takich jak sprzęt ochrony osobistej, sprzęt testowy itp.

Krok 3: Przygotowanie

Gdy prace zostały już zaplanowane i nadszedł czas na ich rozpoczęcie, należy przygotować miejsce pracy.

Przygotowanie w miejscu pracy odbywa się z wyprzedzeniem (np. podczas nocnej zmiany) i może obejmować wyłączenie procesu, oczyszczenie urządzeń procesowych, opróżnienie i oczyszczenie, zainstalowanie izolacji tam, gdzie jest to wymagane oraz zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Często przygotowania te są wykonywane przez operatorów procesu, ale nie zawsze tak jest. Prace przygotowawcze mogą również trwać długo i obejmować kilka zmian - dlatego komunikacja między zmianami jest bardzo ważna.

Przygotowanie zwykle obejmuje również inspekcję miejsca, aby potwierdzić, co dokładnie należy zrobić. Dobrym pomysłem dla planistów jest również sprawdzenie w systemie konserwacji, czy w tym samym obszarze nie ma innych oczekujących zleceń na prace, tak aby maksymalnie wykorzystać okres wyłączenia.

Krok 4: Zezwolenie

Pozwolenie zostanie utworzone (zainicjowane) z zamówienia na pracę lub karty pracy. System taki jak IntelliPERMIT pozwala na zapisanie pewnych informacji o pozwoleniu na kilka dni przed rozpoczęciem rzeczywistej pracy, z ostateczną informacją zapisaną w momencie, gdy praca ma się faktycznie rozpocząć.

Wiele zakładów przemysłowych posiada centralne biuro zezwoleń, gdzie zezwolenia są przygotowywane, przeglądane i autoryzowane przez przedstawicieli ds. eksploatacji i utrzymania ruchu.

Osoba odpowiedzialna za autoryzację zezwolenia (autoryzator) podpisuje zezwolenie wraz z osobą odpowiedzialną za pracę w terenie (akceptant). W zezwoleniu zostaną również zapisane nazwiska i podpisy osób, które będą pracowały na terenie zakładu.

Jeśli ta sama praca była już wcześniej wykonywana, lub praca należy do specjalnej kategorii prac, takich jak wejście do zamkniętej przestrzeni, można użyć specjalnych szablonów, aby usprawnić tworzenie pozwolenia i poprawić integralność procedury. Szablony te są zaprojektowane z wyprzedzeniem, aby sprostać konkretnym niebezpiecznym pracom. Zawierają one specyficzne "zasady" biznesowe, które zawsze muszą być przestrzegane. Ta możliwość łatwego stworzenia pozwolenia na podstawie szablonu jest miejscem, gdzie system elektroniczny, taki jak IntelliPERMIT, może być szczególnie przydatny w przyspieszeniu przygotowania i wydawania pozwoleń bez narażania bezpieczeństwa.

Dobrze zaprojektowany system zezwoleń zapewni, że zespół właściwie rozważy zagrożenia związane z pracą, wraz z niezbędnymi środkami ostrożności, które należy podjąć.

Krok 5: Środki ostrożności

Podczas tworzenia zezwolenia identyfikowane są konkretne zagrożenia związane z pracą, a także środki ostrożności niezbędne do bezpiecznej pracy. Środkami ostrożności mogą być na przykład specjalne procedury, których należy przestrzegać, specjalne narzędzia, izolacje, wszelkie dodatkowe role, takie jak obserwator przy pracy w ograniczonej przestrzeni, izolacje, specjalny sprzęt ochrony osobistej i tak dalej.

Zarządzanie izolacjami jest odrębnym tematem i zostało szczegółowo omówione osobno. Bardzo ważne jest jednak, aby proces wydawania zezwoleń uwzględniał zarządzanie izolacjami jako integralną część tego procesu. Izolacje są zwykle zarządzane za pomocą systemu zamków i kluczy, które muszą być starannie kontrolowane.

Krok 6: Środki ochrony indywidualnej (PPE)

Specjalną klasą środków ostrożności jest stosowanie osobistego wyposażenia ochronnego (PPE). Standardowe PPE , takie jak buty ochronne i kask, będą najprawdopodobniej wymagane do wszystkich prac na instalacji i będą określone w polityce / procedurach zakładu. To i wszelkie dodatkowe PPE dla danej pracy będzie wyszczególnione w pozwoleniu jako wymagane.

PPE musi być odpowiednie dla danej pracy i w dobrym stanie. Nadmierne określenie PPE może czasami wprowadzać dodatkowe ryzyko, dlatego wymóg dotyczący PPE musi być starannie rozważony przez osobę doświadczoną w pracy, która ma być wykonana. Na przykład skórzane rękawice są zalecane w celu ochrony przed gorącem lub ostrymi krawędziami. Rękawice te mogą jednak upośledzać zdolność technika do wykonywania drobnych prac mechanicznych wymagających zręczności. W rezultacie albo technik próbuje wykonać pracę w rękawicach i nie wykonuje dobrze naprawy, albo ignoruje wymóg, zdejmuje rękawice i narusza zasady pozwolenia. W tym przypadku ważny jest osąd i doświadczenie, aby zapewnić, że wymagania dotyczące PPE są rzeczywiście praktyczne i przyczyniają się do bezpieczeństwa, a nie zmniejszają je.

Krok 7: Postępowanie

Ten krok obejmuje wydanie zezwolenia i rozpoczęcie prac w terenie.

Aby stać się wiążącą "umową", pozwolenie musi być formalnie wydane i zaakceptowane przez odpowiednie strony. Na tym etapie zezwolenie będzie zawierało wszystkie istotne informacje, w tym m.in. prace do wykonania, zidentyfikowane zagrożenia, środki ostrożności, które należy podjąć (w tym PPE) oraz członków zespołu, którzy będą wykonywać prace wraz ze sprawdzeniem ich umiejętności/kompetencji.

Posiadanie fizycznego dokumentu w postaci wydrukowanego certyfikatu jest ważne, aby osoby w terenie bez dostępu do komputera były w posiadaniu niezbędnych informacji. Fizyczny dokument umożliwia również przedstawicielowi ds. bezpieczeństwa niezależne sprawdzenie, czy wszystkie prace w terenie są wykonywane zgodnie z wymogami zezwolenia.

W zależności od charakteru procesu i warunków panujących w danym miejscu, czasami konieczne jest również przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego ("JRA") w miejscu pracy. JRA to ustrukturyzowana metodologia, która uwzględnia kroki potrzebne do wykonania pracy oraz wszelkie szczególne zagrożenia, ryzyko i kontrole potrzebne do bezpiecznej pracy. JRA i pozwolenie współpracują ze sobą w celu zapewnienia, że praca jest zorganizowana i przebiega bezpiecznie - pozwolenie kontroluje ogólny proces, podczas gdy JRA kontroluje konkretne zadania wykonywane w miejscu pracy.

Podczas prac konieczne jest monitorowanie działań w celu zapewnienia, że środki ostrożności określone w pozwoleniu są przestrzegane oraz że w miejscu pracy lub na terenach przyległych nie zaszły żadne zmiany, które mogłyby wpłynąć na bezpieczeństwo osób przebywających w terenie.

Po zakończeniu prac ważne jest sprawdzenie wykonanej pracy i przetestowanie napraw przed ponownym włączeniem systemu pod napięcie. Każdy z tych etapów musi być kontrolowany w ramach zezwolenia - w niektórych przypadkach może być potrzebne tymczasowe "zezwolenie na test", aby na krótko włączyć urządzenia pod napięcie w celu przeprowadzenia lokalnych testów przed ostatecznym przywróceniem instalacji do stanu normalnego.

Krok 8: Spakowanie

Po zakończeniu prac teren musi zostać przywrócony do stanu pierwotnego, a wszystkie narzędzia i sprzęt tymczasowy spakowany. W porozumieniu z operatorem zakładu systematycznie usuwane są poszczególne izolacje, a następnie sekcja zakładu jest ponownie uruchamiana i oddawana do użytku.

Przekazanie jest regulowane przez procedurę pozwolenia i wiąże się z przekazaniem odpowiedzialności z funkcji utrzymania ruchu z powrotem do normalnej działalności.

Pozwolenie jest ostatecznie podpisywane, a zespół może pracować nad nowym zadaniem. Na tym etapie można wdrożyć pewne kontrole, np. wykonawcy nie mogą opuścić miejsca pracy do czasu opróżnienia terenu, spakowania całego sprzętu i podpisania zezwolenia.

Krok 9: Proces

Ostatni krok ma miejsce po zakończeniu wszystkich prac i obejmuje audyt, przegląd i przetwarzanie informacji z systemu zezwoleń.

Po podpisaniu zezwolenia praca może być zakończona, ale to jeszcze nie koniec. Ważnym krokiem w dobrze zaprojektowanym systemie zarządzania bezpieczeństwem jest analiza informacji z poprzednich zezwoleń w celu zidentyfikowania trendów i słabych punktów w procedurach bezpieczeństwa. Ważne jest również uwzględnienie wyciągniętych wniosków w procedurach na przyszłość. Stanowi to część "systemu zarządzaniabezpieczeństwem", który jest tematem osobnego artykułu.

Proces audytu obejmuje systematyczny przegląd wykonanych prac, wszelkich problemów związanych z bezpieczeństwem, powtarzających się problemów itp.

Ten regularny audyt zezwoleń jest nieocenioną funkcją i może zaowocować nowymi procedurami, specjalnymi szkoleniami, ulepszonymi "zasadami" biznesowymi w systemie zezwoleń oraz bardziej efektywnym procesem konserwacji.