Rozmowy przy użyciu skrzynki narzędziowej to sposób na zapewnienie, że wszyscy pracownicy uczestniczą w działaniach związanych z bezpieczeństwem i mają możliwość omówienia zagrożeń/kontroli, incydentów i wypadków.

Zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy (Health and Safety at Work Act) pracodawcy muszą zapewnić pracownikom możliwość regularnego udziału w dyskusjach na temat zdrowia i bezpieczeństwa.

1. Zaplanuj spotkanie

Poinformuj zespół, gdzie i kiedy odbędzie się spotkanie. W większości miejsc pracy najlepiej sprawdza się początek dnia.

1. Przygotuj atmosferę spotkania - niech będzie ona realistyczna i pozytywna

Zachęć wszystkich do wzięcia udziału w spotkaniu i przedstawienia swoich opinii, wiedzy i doświadczeń. Używaj prostego, zrozumiałego dla wszystkich języka, aby przekazać kluczowe informacje dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa.

Spotkania przyborowe są okazją do przekazania pozytywnych informacji zwrotnych na temat bezpiecznych działań, ciężkiej pracy i inicjatyw. Ważne jest również, aby unikać krytyki i doceniać wkład każdego z uczestników. Spotkanie nie powinno mieć charakteru wykładu, lecz być okazją do zaangażowania zespołu.

Upewnij się, że prowadzenie i uczestnictwo w spotkaniach dotyczących bezpieczeństwa przy użyciu narzędzi jest uznawane za ważną część roli danej osoby. Jeżeli pracownik traktuje zdrowie i bezpieczeństwo jako dodatek, będzie ono często zaniedbywane.

1. Postępuj zgodnie z porządkiem obrad

Aby mieć pewność, że wszystko zostanie uwzględnione, należy przestrzegać porządku obrad:

• Informowanie pracowników o zmianach w procedurach firmowych
• Identyfikacja nowych zagrożeń i przegląd istniejących zagrożeń
• Opracowanie/przegląd środków kontroli zagrożeń
• Omówienie/przegląd danych dotyczących wypadków i incydentów
• Omówienie programu pracy na następny dzień/tydzień
• Poproś liderów firmy o rozmowę na temat kierunku działalności lub konkretnego tematu
• Omówienie nowego sprzętu na terenie zakładu
• Przeprowadzić krótką sesję szkoleniową (Site Safe zapewnia swoim członkom ekskluzywne tematy do rozmów o narzędziach w celu podnoszenia kwalifikacji i informowania pracowników).

1. Zamknij spotkanie

Podziękuj zespołowi za poświęcony czas i pozwól mu zabrać się do pracy.

1. Zapisywanie notatek z zebrania

Szczegóły spotkań powinny być zapisywane i przechowywane w aktach. Zapisuj daty spotkań, uczestników i tematy dyskusji. Pokaż działania podjęte w związku z poprzednimi zagrożeniami, wypadkami i incydentami.

Tematy do omówienia

Punkty dyskusji na spotkaniach dotyczących bezpieczeństwa powinny być aktualne i związane z bieżącymi lub nadchodzącymi działaniami w miejscu pracy. Tematy do dyskusji można ustalić, pytając pracowników o ich wkład, zmiany w zakładzie, procesie pracy lub środowisku pracy albo w odpowiedzi na wypadki/incydenty w miejscu pracy.

Poniżej wymieniono kilka sugerowanych tematów do dyskusji:

• Jakie kwestie pracownicy chcieliby omówić?
• Wprowadzenie nowego zakładu lub procesów
• Rozwój analizy zadań lub metodologii
• Zmiany w porze roku, np. odporność na słońce, odwodnienie
• Użytkowanie instalacji
• Obchodzenie się z materiałami
• Identyfikacja wymagań szkoleniowych.